Rilevamento presenze. Terminali hardware Software dei terminali

Software Workflow

Software Workflow
Terminali hardware: Software Workflow

La riduzione dei tempi e dei costi di gestione rappresenta una delle principali esigenze delle aziende, a cui oggi si può rispondere ottimamente con le moderne tecnologie web.
Ideali per migliorare i processi aziendali, tali tecnologie si rivelano assolutamente efficaci per gestire il flusso delle comunicazioni all’interno delle aziende, non solo quelle più grandi, ma anche le piccole e medie imprese.

Per questo Zucchetti Axess dispone di Workflow, la soluzione che, operando in modalità web (Internet/Intranet), permette una gestione più efficace del flusso delle informazioni e delle comunicazioni all’interno dell’azienda, relativamente a: inserimento giustificativi, piano ferie, note spese e trasferte, autorizzazioni all’accesso.

Workflow risponde ai bisogni di condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda, permettendo un coinvolgimento più attivo e un colloquio efficace tra tutti coloro che sono implicati nella gestione delle risorse umane – ufficio del personale, responsabili, collaboratori – con garanzia di:

  • maggiore efficienza e coerenza dei processi aziendali;
  • garanzia di correttezza nell’accesso ai dati;
  • tracciamento (mantenimento delle registrazioni) delle richieste autorizzate e non;
  • minori costi.


Infatti, la soluzione di Workflow permette un drastico risparmio di tempo e, di conseguenza, dei costi che normalmente si sostengono per gestire i processi di comunicazione e gestione dei dati del personale.

CARATTERISTICHE FUNZIONALI

Workflow è un software semplice, intuitivo, altamente flessibile e, quindi, in grado di adeguarsi alle molteplici condizioni aziendali. La soluzione consente di:

  • snellire le attività dell’Ufficio del Personale relative alla gestione di richieste ed autorizzazioni;
  • eliminare il supporto cartaceo;
  • conferire maggiore autonomia al personale che, abilitato ad inserire le proprie richieste (dalla propria postazione di lavoro, oppure da un info-point pubblico) è in grado di verificare il processo di approvazione delle proprie richieste;
  • migliorare i servizi al personale mediante la disponibilità on-line di informazioni che lo riguardano e sono di suo interesse;
  • fornire ai responsabili delle unità operative la verifica immediata su particolari processi/attività.


I moduli di Workflow hanno differenti ambiti di applicazione e rispondono a specifiche esigenze.

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Il modulo presenze consente ai dipendenti/collaboratori dell’azienda di inserire le timbrature mancanti, richiedere giustificativi (assenze, ferie, permessi, straordinari) e visualizzare il cartellino mensile. Il modulo piano ferie consente ai dipendenti/collaboratori di pianificare le proprie ferie e richiederne l’autorizzazione. Grazie a Workflow l’ufficio del personale e il dipendente possono controllare lo stato di avanzamento delle richieste, la data e l’ora dell’eventuale approvazione; il dipendente può verificare – on line in tempo reale – le proprie presenze, le ferie residue, i permessi ancora disponibili, ecc.; il responsabile visualizza ferie, permessi, ecc. dei propri collaboratori. In definitiva, la soluzione di Workflow presenze e piano ferie permette, sia di gestire – semplificandoli e velocizzandoli – e di verificare immediatamente gli eventi di presenza assenza, sia di automatizzare il processo di definizione e approvazione del piano ferie: in questo modo il responsabile può programmare i periodi di ferie dei propri collaboratori per garantire un regolare andamento delle attività lavorative.

Lo strumento di Workflow consente la gestione delle trasferte e delle note spese, regolando, con diversi livelli di autorizzazione, il flusso di richieste e documenti tra i dipendenti in servizio all’esterno dell’azienda e i loro responsabili. In particolare, il modulo Workflow di trasferte gestisce le richieste e le autorizzazioni preventive riguardanti le prestazioni lavorative svolte all’esterno dell’azienda; il modulo di note spese consente il riepilogo degli interventi esterni del dipendente con l’indicazione dei rimborsi per le spese sostenute nel mese e prevede i relativi controlli di merito e compatibilità.

Mediante il Workflow di controllo accessi il dipendente che ha necessità di accedere ad aree aziendali in orari o in giorni che non sono normalmente a lui autorizzati, può richiederne l’autorizzazione per un periodo determinato. Tale richiesta viene processata all'interno della catena gerarchica/funzionale di competenza (per es. proprio responsabile diretto, ufficio personale, responsabile sicurezza) e quando tutte le componenti hanno espresso parere farovevole, le nuove autorizzazioni di accesso verranno attivate. Il Workflow controllo accessi è anche uno strumento di ausilio alla gestione dei visitatori in quanto permette il caricamento preventivo dei dati del visitatore da parte del dipendente ospitante (o da parte del visitatore stesso se il modulo di richiesta viene reso disponibile sul web).

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